Å være styreleder i et borettslag innebærer et stort ansvar. Styrelederens oppgaver er varierte og krever både struktur og oppfølging. For å sikre god drift av borettslaget er det viktig at styreleder har en klar huskeliste som omfatter alt fra vedlikehold og økonomi til kommunikasjon med beboerne. Her er en oversikt over noen av de viktigste punktene en styreleder bør huske på:

1. Planlegging av vedlikehold

Det er viktig å ha en langsiktig vedlikeholdsplan for bygningene og uteområdene i borettslaget. Dette inkluderer både rutinemessig vedlikehold, som rensing av takrenner og vedlikehold av grøntarealer, og større vedlikeholdsprosjekter som oppussing av fasader eller utskifting av vinduer. Årlige inspeksjoner bør gjennomføres for å kartlegge eventuelle behov.

Tips: Ha en fast avtale med en leverandør som kan ta seg av vedlikeholdet, og vurder å bruke en sjekkliste for inspeksjoner.

2. Økonomisk styring

Styrelederen må sørge for at borettslagets økonomi er i balanse. Dette inkluderer å sette opp budsjett, følge opp regnskap og sørge for at borettslaget har en god kapitalbuffer til uforutsette utgifter. Det er også viktig å følge opp felleskostnader og sørge for at beboerne betaler til rett tid.

Tips: Samarbeid tett med regnskapsfører og revisor for å sikre at alt går riktig for seg.

3. Oppfølging av HMS (Helse, miljø og sikkerhet)

Borettslag er forpliktet til å følge regler for HMS. Dette innebærer blant annet brannsikkerhet, el-sikkerhet, og generelle tiltak som hindrer ulykker i fellesområdene. Styrelederen må sørge for at borettslaget har rutiner på plass for brannsikkerhet, som røykvarslere og brannslukningsutstyr, samt regelmessig gjennomgang av elektriske installasjoner.

Tips: Sett opp en årlig sjekk for alle sikkerhetstiltak og dokumenter gjennomførte kontroller.

4. Kommunikasjon med beboerne

En av de viktigste oppgavene til styreleder er å sikre god kommunikasjon mellom styret og beboerne. Dette kan skje gjennom møter, nyhetsbrev, eller digitale plattformer. Å informere om kommende vedlikeholdsprosjekter, eventuelle avgiftsendringer, eller andre relevante saker, bidrar til å skape tillit og god stemning i borettslaget.

Tips: Bruk en fast kanal for informasjon, og hold jevnlige beboermøter for å svare på spørsmål og motta tilbakemeldinger.

5. Overholdelse av lover og forskrifter

Som styreleder er du ansvarlig for at borettslaget følger gjeldende lover og regler, som borettslagsloven, plan- og bygningsloven, og regler for regnskapsføring. Det er viktig å holde seg oppdatert på eventuelle lovendringer som kan påvirke driften av borettslaget.

Tips: Ha en fast juridisk rådgiver eller følg med på ressurser som gir oppdateringer innenfor lovverket som gjelder borettslag.

6. Årsmøtet: Forberedelse og gjennomføring

Årsmøtet er borettslagets viktigste møte, hvor alle viktige beslutninger tas. Styrelederens ansvar er å forberede saksliste, sende innkalling til møtet og sørge for at alt foregår etter forskriftene. Etter møtet er det også viktig å følge opp vedtak og sørge for at eventuelle endringer implementeres.

Tips: Start planleggingen av årsmøtet i god tid, og sørg for at alle saker som beboerne ønsker å ta opp, kommer med på sakslisten.

7. Forhold til eksterne leverandører og samarbeidspartnere

Borettslag er ofte avhengig av tjenester fra eksterne leverandører, som vaktmestere, renholdstjenester og håndverkere. Styrelederen bør ha et godt system for å følge opp kontrakter, avtaler og serviceleveranser.

Tips: Bruk et system for å holde oversikt over alle avtaler, og sørg for å innhente flere tilbud ved større prosjekter.

8. Gode beslutningsprosesser i styret

En effektiv styring av borettslaget krever godt samarbeid i styret. Styrelederen må sørge for at styremøtene er produktive, at alle i styret blir hørt, og at beslutninger tas på en transparent måte. Styrets medlemmer har ofte ulike kompetanseområder, og det er viktig å dra nytte av dette for å fatte gode beslutninger.

Tips: Ha klare retningslinjer for styrearbeidet og hold møtene strukturerte med tydelige mål.

Liste for styrelederens viktigste oppgaver:

Planlegging av vedlikehold
Oppfølging av borettslagets økonomi
HMS-tiltak (brann- og el-sikkerhet)
God kommunikasjon med beboerne
Overholdelse av lover og forskrifter
Forberedelse og gjennomføring av årsmøtet
Oppfølging av leverandøravtaler
Godt samarbeid og klare beslutningsprosesser i styret